Het bijhouden van zakelijke kilometers en de bijbehorende vergoedingen kan een belangrijk onderdeel zijn van je administratie als ondernemer of werkgever. Hieronder leggen we uit hoe de kilometervergoeding in Nederland werkt, voor welke voertuigen deze van toepassing is, en hoe je dit correct inboekt in je boekhouding. We sluiten af met een uitleg over het declareren van overige kosten zoals parkeren, tol en tanken, zowel met als zonder een auto van de zaak.
Wat is de Kilometervergoeding?
De kilometervergoeding is een belastingvrije vergoeding die een werkgever kan geven aan een werknemer voor de kilometers die hij of zij aflegt met eigen vervoer voor werkdoeleinden. Dit geldt ook voor ondernemers en zzp’ers die kilometers maken voor hun bedrijf. De vergoeding is bedoeld om kosten zoals brandstof, onderhoud en afschrijving van het voertuig te dekken.
Vanaf 2024 is de maximale belastingvrije kilometervergoeding in Nederland vastgesteld op €0,23 per kilometer (Bron: Rijksoverheid). Als je meer dan dit bedrag vergoedt, wordt het bedrag boven deze grens belast als loon.
Voor Welke Voertuigen Kan je de Vergoeding Schrijven?
De kilometervergoeding geldt voor verschillende vervoersmiddelen, waaronder:
- Auto: Zowel voor privéauto’s als voor zakelijke ritten met een auto die niet op de balans van de zaak staat.
- Fiets: Ook voor zakelijke ritten met een privéfiets kun je een kilometervergoeding ontvangen.
- Openbaar Vervoer: Hier gelden andere regels. Zo dien je een OV-kaart op naam te hebben en een overzicht van de ritten toe te voegen aan je boekhouding.
Hoe Boek je de Kilometervergoeding in?
Het bijhouden van een nauwkeurige kilometerregistratie is essentieel. Je kunt dit handmatig doen via een logboek of gebruik maken van een app die dit proces automatiseert en zorgt voor belastingconforme rapporten.
In je boekhouding boek je de vergoedingen als zakelijke kosten, die je vervolgens aftrekt van de winst. Voor zzp’ers is de vergoeding per kilometer direct aftrekbaar bij de inkomstenbelasting.
Overige Kosten: Parkeren, Tol en Tanken
Naast de kilometervergoeding kunnen er nog andere reiskosten zijn, zoals parkeren, tolwegen en tanken. Hoe je deze kosten declareert, hangt af van of je een auto van de zaak hebt of niet:
- Auto van de Zaak: Als je een auto van de zaak gebruikt, zijn alle kosten zoals brandstof, onderhoud, parkeerkosten, en tol voor rekening van het bedrijf. Deze kunnen direct worden opgevoerd als bedrijfskosten.
- Geen Auto van de Zaak: In de vergoeding van 0,23 euro zitten alle kosten met betrekking tot het gebruik van deze voorzieningen. Het is dus niet mogelijk deze nog los toe te voegen aan de boekhouding.
Conclusie
Het begrijpen van hoe kilometervergoedingen en andere reiskosten werken is essentieel voor een correcte financiële administratie. Of je nu een werkgever, werknemer of zzp’er bent, het goed bijhouden en juist toepassen van deze regels kan je helpen om fiscaal voordelig te werken. Zorg ervoor dat je alle kosten nauwkeurig documenteert en gebruik maakt van beschikbare tools om je administratie te vergemakkelijken.
Door de juiste vergoedingen in te boeken en overige kosten correct te declareren, houd je je administratie op orde en voorkom je verrassingen bij de belastingaangifte.